“无效会议风”盛行？真正高效的组织，都是怎么开会协作的？

来源丨刘润（ID：runliu-pub）
作者丨刘润
 

作为一名商业顾问，我每年都会给自己安排大量的时间，去企业参访和调研。

我不仅和他们讨论战略和经营，我也向他们学习协作和管理。

参访调研的过程中，我也惊奇地发现，在不少企业里，到处都能看见MAXHUB的产品。大家用他们的会议平板、音视频终端等产品来开会、办公、讨论、协作。

我知道，一个好的工具，能大大提高组织的效率。而如果有很多组织都选择同一个品牌，那一定值得好好研究。

我带着好奇了解一下之后，发现真不得了。

MAXHUB母公司，你可能听说过，是大名鼎鼎的视源股份，起家就是做显示业务的。

根据第三方的行业报告，MAXHUB在2021年全国市占率高达27.5%，连续五年（2017-2021）的全国会议平板行业第一。

MAXHUB的销量占比，75寸及以上尺寸的大屏高端产品，居然超过了50%。这不容易。因为越是高端的产品，越需要用户的信任。

这样的一位行业领导者，一定有很多洞察，一定是做对了什么。

刚好，昨天（4月25日）MAXHUB开了新品发布会。我也有机会和MAXHUB的总裁李建民聊了聊。

听完我觉得，他们一直在做的，就是不停提高组织“同步沟通”的效率。

这里面有很多具有洞见的思考，更难得的是，还把这些思考，变成了产品。

我把他们的洞见和思考，分享给你，希望对你也有所启发。

    会议室开会，是一个用时间换结论的商业模式

提问：在一个组织里，怎样沟通协作，才是最高效的？

线上，还是线下？用文档，还是用PPT？

这些，都只是沟通协作的方式，但不是本质。

沟通协作的本质，是发送、接收、反馈、共识。一个人发表观点，另一个人接收意见，大家还能有互动反馈，最终形成共识。

而在沟通协作中，“同步沟通”的效率，可能是最高的。

因为所有人在同一时间，出现在同一地方。不管是在线上，还是在线下。不管是用文档，还是用PPT。重要的是，说和听能同时发生，并且能立即反馈，没有损耗。

在任何一个组织里，都存在着各种各样同步沟通的场景。这些场景的具体体现是什么？

开会。

大家在会议上，产生共识，得出结论，形成决策。

所以，对于任何一个组织来说，开会本质上也是一个商业模式。是有投入，也要有产出的商业活动。开会的投入，就是所有人的时间。开会的产出，就是共识和结论。

但是，一个组织开会的成本，非常高。

会议成本=每个人时间成本 x 参会人数 x 会议时间。

假如公司员工的时间成本大约是每小时100元，你找20人开了一次2小时的会。那这次会议的成本就是100元 x 20人 x 2小时 = 4000元。

因此，我们必须要提高开会的效率。

在会议上，就要激发更多有效的讨论，形成更多的共创。

但是，要怎么做呢？

既要有高效的会议方法论，也要有高效的会议工具。

会议方法论，是让我们知道怎么开会。举个例子，六顶思考帽。每个人，每个小组都可以有六顶不同颜色的，代表不同思维方式的帽子。

白帽：代表信息。充分搜集数据。

黄帽：代表价值。集中发现好处和利益。

红帽：代表感觉。让团队讨论时可以释放情绪和感受。

绿帽：代表创造。专注于想点子，寻找解决方法。

黑帽：代表困难。聚焦在问题所在，提出问题和挑战。

蓝帽：代表过程。合理安排思考顺序，分配思考时间。

这样，在讨论时，就能充分想到每个细节。大家积极共创，集思广益。

而会议工具，就是放大方法论的效果，提高效率。

李总说，20个人一起在会议室开会，对工具的要求其实就特别高。

比如最基础的，大家都要能看清讨论的东西吧。比如讨论的时候，用来批注板书的白板要够用吧。比如讨论完之后，要有一份能回顾的纪要吧。

但是，因为参会的人太多，或者受限于会议室里的设备，很多会议的效率，其实受到很大影响。

李总说，MAXHUB在“群体共创”上做了很多研究。这次发布会，我们推出了全新MAXHUB V6系列会议平板，希望能帮助组织提高效率。

大家聚在一起讨论问题，不管是通用的，还是设计院这样的专业显示需求，我们都能满足。会议平板我们都配备4K显示屏，并标配Delta E≤2高色准，看设计图、PPT、影像等等，都能适配最佳显示效果。

讨论的时候，大家需要书写，MAXHUB会议平板支持触屏，相当于一张无限的书写白板，大家可以自由地写、自由地改，不用担心空间不够。

然后，开完会之后，也可以立即自动生成会议纪要。会议上讨论的过程，讨论的结果，都会被沉淀下来。

也就是说，在一个会议平板上，团队可以清晰地看文件，轻松地书写讨论，清楚地记录会议过程。

李总说，这就是工具的价值。帮助提高效率，组织只需要紧紧聚焦在事情本身。

这样，会议更有效率，决策更有效率。凡事有交代，件件有着落，事事有回应。

    办公室休闲区，如何随时随地协作？

但是，同步沟通的场景，不仅仅是发生在会议室啊。

在更广泛的办公空间，在办公室，在休闲区，也经常会有讨论和协作。

像这样的讨论，很有可能是发散会、脑暴会、沟通会。大家端着咖啡，聊了几句，突然有了一个好的想法，需要马上开会。

这就给组织协作提了一个新的问题：

如何能随时随地高效讨论问题，还能激发大家的灵感和创造力？

这个问题的答案是：

在组织里构建一个协作空间。

在这个空间里，大家可以充分发表意见，自由讨论。我经常给很多人一个建议，每个公司都应该有一块巨大的白板。

我最经常的工作状态，就是和团队站在白板前，把零碎的想法都先记录在白板上。然后，大家再后退一米，看看全局，看看这些想法如何延展，连接，形成结构。

白板，能解决三个非常实际的问题：

1，相对于Word，Excel，PPT，白板更加无边无际，能随心所欲地思考。

2，相对于A4纸，白板更加广阔，没有什么边界。

3，相对于翻页纸，白板不用担心自己犯错。想到就写，写错就擦，擦了重来。

所以，在我自己的办公室，我把书柜的柜门，做成了一面白板。

而之前在微软工作时，大家更是到了丧心病狂的地步，大家想尽一切办法，把能放白板的地方，都放上了白板。

甚至，用毛玻璃，把柱子都包了起来。类似这样：

这根柱子，就变成一面白板。大家突然想聊什么问题，根本不用找会议室，往柱子面前一站，就能开始讨论。

当办公室和休闲区被白板包围，团队就可以充分激发创造力。

但是，尽管这样的方式很好，可同时也有非常实际的问题：

就是办公室里，可能根本没有那么多白板。把柜门变成白板，把柱子包起来，感觉也费时费力。

而且，有一些问题，可能就算是白板也派不上用场。比如一张特别复杂的建筑草图，要大家一起评审讨论，这怎么办，总不能站在白板前三天三夜不睡觉都画一遍吧。

李总说，这个问题，我们也想到了。既然物理白板不行，那我们可以用电子白板嘛，而且还是能移动的，能协同的电子白板。

能移动的，能协同的电子白板？听起来很有意思。

李总和我说，其实MAXHUB首创会议平板这个品类的时候，首先解决的一大问题就是白板书写的问题，会议平板里就内嵌了一张巨大的、没有边界的电子白板。

你可以写，你可以画，可以擦除，可以自由自在地思考，根本不用担心空间不够。你有这样一张电子白板，哪里还需要去改柜门，包柱子呢。

会议平板解决的第二个核心问题就是投屏了。

我们的传屏器，实现了Type C免驱和无线快启技术，从接入PC到投屏，只要5秒钟。同时，传屏器还内置了NFC芯片，只需要手机轻轻一碰，就能通过客户端登录会议平板，用手机传文件和投屏。

这样一来，你说的那个复杂的建筑草图，马上就能出现在屏幕上。

这是我目前的进度，你们觉得怎么样？有没有什么更好的建议？马上就可以开始协作。新的一轮讨论就开始了。

你知道，这意味着什么吗？

也就是说，我们的会议平板不止是一块屏，而是一块能协作的电子白板。不仅能展示，更能书写，还能协同。

这个电子白板，还不是固定的，而是可以随时移动的。你想在哪里讨论，就拖去哪里。插上电，就能随时随地开展协同共创。

这样，即使是在办公室，在休闲区，甚至在走廊，讨论和协作的效率也会大大提高。

有MAXHUB的地方，就可以是组织的协作空间。马上变成一个讨论中心，脑暴平台。

    组织间远程协作，如何提高效率？

我问李总，刚刚讲的，不管是在会议室，还是在办公室休闲区，都是很重要的同步沟通的场景。

但是，万一不在会议室和办公室休闲区时怎么办？

比如因为疫情反复，很多组织不得不居家办公，或者像我这样经常出差的，也必须是远程。组织之间的远程协作，还怎么保证“同步沟通”，提高效率？

李总说，组织之间的远程协作，要保证效率，确实有很多挑战。但本质只有一个：

就是降低沟通的损耗。

我们可以跟着一个会议的流程来看如何降低损耗。

当我们都在会议室办公室的时候，大家都坐在一起，遇到问题，一抬头就能看到旁边的同事，有什么事情喊一声就可以，也能快速召开会议发起讨论。但是远程的时候，这些事情可能都做不到。

而且，协作的时候，往往要基于同一个文件，同一批资料来协同。但是因为异地，文件的同步也变得很麻烦。有些即时沟通的工具，也很难传输大规模文件。

李总说，我们结合会议平板，开发了一个MAXHUB客户端，希望能帮助组织间远程协作时，也能开好一个会。

比如说，会前可以预约与会者，并快速连接。不管你是在会议室办公区，还是在高铁、酒店，或者是因为疫情待在家里，只要输入同一个连接码，就能快速入会。不会浪费一分钟。大家能“同时”出现在会议里。

在开会的时候，本地和远程的参会者，也都能通过MAXHUB客户端共享文件。为了让文件共享更简单高效，不论是你远在上海的家里，还是我就近在会议室，都能通过客户端内容共享，展示资料，讨论批注。这样，文件就不用传来传去，相当于大家都可以“同地”一起讨论。

开会过程中的所有内容也会自动生成记录，自动形成文本，变成会议纪要。结束后，会议的纪要和待办可以一键共享给大家，我们得到的共识和结论，就都可以变成组织决策的依据。

我们希望通过会议平板的硬件，结合MAXHUB客户端的软件，能把协作的损耗降到最低。协作的效率，也就更高。

那么，除了降低会前会后联动的损耗，还有什么？

还有，就是组织正式会议里的沟通损耗，这很关键。

远程，毕竟不是现场。视听和互动的感受，都肯定会差很多。

原本我们在全国三十多个区域办事处的同事，每月或季度都会定期回来开总结会，现在受疫情影响，很长时间都没有办法回来，那怎么办？只能远程会议。

可是，怎么保障效果呢？你不会十几个人挤在一台手机或电脑旁讨论，这很低效很不现实，会带来严重的视觉、听觉和互动的损耗。

所以，组织与组织之间的远程协作，必须要一个能够承载多人共创的这么一个空间，它得确保线下的沟通，并与远程的沟通对象实现信息的“即时同步”，这个信息包括画面、声音、文件共享、书写批注等等。

你一定体会过，对面不知道是谁在讲话，只闻其声不见其人的远程会议；你也可能也体会过，对方会场讲的话传到你耳边掺杂着键盘声、关门声等等噪音……这就很影响效率。

李总说，要降低视听的损耗，核心就是音视频的能力。因此我们也有专门的会议摄像头、拾音麦、音箱等。能主动跟踪主讲人，能精准拾音，也能自动降噪。这样你开会累的时候，可以走动走动，远程沟通也完全不会有影响。对方能看到你，也能清晰地听到你说话的声音。

那如何降低远程互动的损耗呢？沟通不是单方面的信息灌输，是有发送接收反馈的过程。这过程中就必然会有双方的沟通互动。

李总聊到远程同屏批注的这个功能就很有意思，比如有一个画面讲不清，你就可以在这张图上圈圈画画让对方能够快速锁定疑问的出处，你也可以基于他的疑问快速给出反馈，所以即便是远程沟通，双方也能快速get到重点。

通过一些工具，可以降低沟通的损耗。

即使是远程协作，也有办法尽量和现场一模一样。

所以，哪怕是组织之间远程协作，依然可以同步沟通，同时同地，提高效率。

    最后的话

同步沟通，同时同地，提高效率。

说得真好。

一个真正高效的组织，是怎么开会协作的？也许就是这12个字。

李总的分享，让我深受启发。

在这个市场上，有很多其他巨头和品牌，但是MAXHUB从会议平板这个细分市场切入，并且一直引领行业，我想和他们这种深度思考，是分不开的。

而且就像一开始说的，不仅是有思考，还能把这些洞见，踏踏实实变成真正的产品。用产品，来提升效率。这更不容易。

李总也和我说，未来的组织数字化趋势下，也更加需要人与人、人与端、端与端的智慧协同，高效连接。他们会继续思考，继续迭代。

也许，在未来的时间里，我们也能看到MAXHUB更多办公协作的产品，帮助组织继续提高效率。

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