两任世界首富马斯克和比尔·盖茨如何极致利用时间？

来源丨领导者管理笔记（ID：GoToLead）
作者丨 张三丰真人
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首先，让我们看看这些听起来是否耳熟：

你有大量的事情要做，你的ToDoList清单永远不会减少。你有很多工作、业余项目和个人生活要处理。这些事情都需要你花更多的时间。你想为他们腾出更多的时间。

 

一旦你开始做你的待办事项清单，就总会有一些事情会发生。有一封重要的电子邮件要回复。临时一个紧急会议。或者你的电话响了。

如今，这似乎已成为常态——只是生活在这个忙碌世界中的一部分。

很难把事情做好。

因为，仅仅列出要做的事情和完成你的目标，然后拼命干是不够的。它不会让你的日常生活井然有序。待办事项清单不能帮助你集中注意力。

你需要引入一个重要的因素：时间。

任务需要与时间联系起来。你必须弄清楚如何完成一项任务，完成它需要多长时间。

听起来很简单，而且确实如此。但这同时也是非常强大的。想象一下如果你能够确切知道自己本周将完成哪些任务的话会怎样？除此之外，你还可以处理电子邮件，外出办事，过社交生活以及更健康的生活。

时间保护就是帮助你做到这一点。它能让你像掌控其他事情一样掌控自己的生活。

埃隆· 马斯克（Elon Musk），比尔·盖茨（Bill Gates）——他们一直都是时间保护者。他们这样做是为了榨干自己每一天的时间。

如何理解时间保护：

时间保护是为你的日程安排中的任务创造时间的一种方式。它可以把一天分成几个时段，并给每个时段分配任务。

 

时间保护可以防止拖延症，提高注意力，同时避免分心。

 

通过将批处理与时间分块相结合，繁多并且单调乏味的任务变得更有效率。

如何启动时间保护:

确定你的目标、优先事项和必尽义务

 

为分块计划创建一个空白模板

 

用固定的任务和必尽义务填满这些块

 

为需要集中注意力的任务设置时间块

 

为简单的重复性任务和外出办事创造时间块

 

每周做一次回顾，评估你的进展和下一周的计划

时间分保护提示：

遵守时间表

 

对困难的任务运行间隔计时器，并定期休息

 

计划“主题日”，专注于类似性质的批量任务，以提高效率和注意力

 

建立例行公事和养成好习惯

 

你不需要计划太多来享受乐趣

 

明智地使用时间块——把你的时间表当作目标和指南

 

一开始不要气馁。它需要练习

时间保护简单有效。我来告诉你该怎么做。

01、什么是时间保护 （time blocking）

时间保护是一种结合了任务管理和日程安排的管理方法。你把你的一天的时间分成几个“时间块”，并给每个时间块分配一项任务来专注。

每个任务都有自己的时间块，在这段时间里，你只能做一件事，不能被任何其他事情打断。

在“时间块”的安排下，你的日程表会被填满。工作任务、社交活动和休息，每一个都是有计划的，有优先次序的。

有了时间保护，你不仅可以处理大量的任务，还可以对一天当中要实现的目标进行规划。它还迫使你弄清楚你将如何利用你的时间。

时间保护比没完没了的待办事项清单更强大且效率更高。

为什么这样说？

因为时间保护是主动的。你可以控制任务，而不是对外界的要求做出反应。时间保护强制进行优先级排序。

这听起来可怕吗？其实这很常见，也超级简单。

我可以告诉我你是如何不小心尝试的。

02、我是怎么知道时间保护的 

我第一次接触到时间保护是在无意中发生的。一天，我的经理叫我去开会讨论我的日程安排。

他说，我每周必须拿出两个小时，什么也不做，只做一件事：想办法提高利润率。我可以用这段时间做研究，但不能做其他工作，而且必须在我有报酬的时间内做。

这并不取决于我在这两个小时内完成了多少任务。相反，我们只看结果。

你猜怎么着：我们的利润增长了很多。而那些让我分散注意力的事情也做完了。

经理注意到我经常被意想不到的事情打断。这是工作的一部分。我必须处理所有出现的事情。

但我的最终目标是增加利润。我不能因为忙就忽略它。

我的日程表必须有优先次序——不管是什么。

所以我明白了这个想法有多强大。我总是注意到，这种方法的好处会越来越多——足以让我在其他事情上做同样的安排。

我想你很快就会同意我这一点的。

03、时间保护为什么起作用？ 

你以前可能尝试过时间保护——只是你自身没有意识到。在我开始考虑这个方法之前，我曾经利用会议间隙的时间来尝试完成一些事情。

当我还是个学生的时候，我在业余时间报了一些课程。我会用那段时间专心做作业。

让我们看看时间保护的实践者们发现了什么。

1、时间保护设置了截止日期

任务往往会占用你所分配的时间，你给它留多少时间，它就会占用你多少时间。这就是帕金森定律，这是关键。

如果我给自己一个星期的时间来写这篇文章，我会花那么长的时间。真的，拖延太久很容易。它的效率能提高5倍吗？这段时间能比写这篇和其他四篇文章更有价值吗?

也许不是。

当我们限制完成一项任务所需要的时间时，我们会变得更有效率。我们可以完成更多的任务，结果也同样好——如果不是更好的话。

2、时间保护防止拖延

凡事必先难后易。从哪里开始这件事就会很难。如果你在一天中有太多的事情要做，那就更糟了。

你可以通过设计分块的时间表来找出停止拖延的方法。

你不必担心首先要做什么。除了时钟上的时间和需要完成的任务，这个等式里没有其他东西。

3、时间保护可以帮助你专注于艰难的任务

时间保护不仅仅是你在任何特定时间所做的事情。也跟不做什么事情有关。

当涉及到艰苦而专注的工作时，没有人希望被打扰。多线程工作是无用的。

恼人的麻烦(比如电子邮件和社交媒体)有自己的时间盒。而且只能被限制在那些盒子里面，不要越界。

这是提高你注意力和完成深度工作的最好方法之一。

4、时间保护可以让小任务更有效率

能够更好地专注于重要的任务，避免分心也有不好的一面。当你在做无聊、分散注意力的事情(也被称为“浮浅工作”)时，你的效率会更高。

这可以通过结合以下技术来实现：时间保护+批处理。

如果你把查看邮件的时间限制在一天一次(甚至是一周一次)，那么你就是在批量处理邮件。当你坐下来专注于你的电子邮件时，你可以节省很多时间。

你不会经常地在一个个app或者窗口间点进点出。你不必回头去想你要做什么。

你会变得更有效率。

5、分块安排确立了责任

一旦你开始时间保护，你就会知道你的一天会是怎样度过的。你可能会面临挑战，但这是你最大限度利用时间的方式。

你要对这些时间的分块以及如何填满它们负责。像“我只是没时间锻炼和合理饮食”这样的借口再也找不到了。

它就变成了:

“我还没决定花时间锻炼和合理饮食。”

这对我真的很重要。这让你可以控制你的时间和一切与之相关的事情。

04、如何进行时间保护 

一个例子

每个人都应该保护自己的时间。但我们都有不同的目标要实现。

这意味着每个人的实际执行都是不同的。以下是时间保护的六个步骤：

1、第一步：确定目标、优先事项和必尽义务

从现在开始，我们会为你的首要任务留出时间，把工作完成。

要做到这一点，你需要知道你想要实现什么。考虑一下你需要花多少时间和家人在一起。确定你想要的未来的愿景。

如果你还没有设定自己的个人和职业目标，看看我的指南。
 

首先你需要设定目标，这样你就可以把任务和活动按优先级排序。

从长期目标开始，设定短期目标去追求。理想情况下，你想要一个能在六个月内实现的目标。

对于每个目标，你需要提出下周要完成的任务。这些任务将与你所有的其他活动一起安排。

2、第二步：为你的时间块安排创建空白模板

最好有一个计划，把你的一天分成几个小时。只要有可能，我喜欢把我的时间分解成2小时一段，但是很多任务不会花那么长时间。

你可以根据需要把大块的时间分解成更精细的任务(比如会议11点15分开始，11点45分结束)。

我自己用数字日历来安排行程，但用笔和纸也一样可以。

我建议你用颜色突出不同类别的任务。例如:

工作任务:蓝色

 

社会活动:黄色

 

个人管理:橙色

 

健康运动:绿色

我们将在下一步开始添加任务。用颜色来显示每个类别可以让你清楚地知道你的时间都花在哪里了。

3、第三步：填入固定的任务和个人活动

为你不能移动或改变的任务填上适当的时间块。这包括家庭接送、上下班和你无法控制的例会。还要计划好锻炼、饮食和休息。

你也应该建立自己的早晨和晚上的惯例，并相应地安排时间块。

在这个阶段，在你的个人生活中设置一个时间框，你就可以为你的工作建立一个正确的框架。

我发现为健康和家庭安排时间绝对是最好的。毕竟，从长远来看，这些都没有商量的余地。如果你需要更多的时间来完成工作，做出一些调整和牺牲。

4、第四步：为优先事项创建一个时间框

写作和编辑需要我全神贯注。所以我把一天中最有效率的时间分配给他们。对我来说，是早上。

如果你更喜欢分散强烈的注意力，建立更多的时间盒。在工作效率最高的时候腾出时间。

确保你留出的时间不会被打断。

5、第五步：为重复性的、简单的任务和外出安排时间块

一旦你把最高效的时间段都安排好了之后，你就可以把其他的时间段分配给其他的事情。这些是要做的事情，但不是优先事项。它们通常是“被动的”任务——通常是为他人的需求和他们的工作效率服务。

对大多数人来说，这类事情通常是电子邮件、电话和会议。他们可能会偷偷潜入，阻止你专注于最重要的事情。

但是：这些仍然需要完成。

处理这些问题的最佳方法是批处理。积累到一定程度之后一起做完。如果你可以稍后处理，把它们放在一起，在你效率较低的时候做。

我喜欢在下午做一些对时间不敏感的事情。理想情况下，我会在下半周做这件事。这包括外出和在超市购物。

我宁愿把一天的时间浪费在琐碎和简单的事情上，也不愿让它们时不时地打断我。

还有，记住，你无法控制一切。在你的工作系统内尽你所能即可。

一旦你做到了这一点，你的一周应该看起来会排得满满当当的。事实上，你也需要这么做。不要留下任何空隙。

如果你还有一些时间，你必须决定如何处理它。这是这种时间组织方式最好的部分了。

6、第六步：每周回顾一次，评估并制定计划

在这个阶段，你已经准备好按照自己的时间表行事了。在周末，你需要坐下来，看看事情进展如何——在每周回顾当中进行。

我的每周回顾可能是一周中最重要的两个小时。

为了你的时间保护工作见效，你必须给分块这项任务投入时间。别人的分块结构你是抄不来的，因为他们的任务和你我的不同。

你的各个部分必须融入你的生活，和你的工作。

所以：

在我的每周回顾中，我会回顾我日程表中的每一个时间盒子。我检查自己是否完成了分配的任务。所有未完成的事情都列入下周的待办事项清单。

重要的是要弄清楚你是否错误地判断了任务将要花费的时间，是否在执行过程中分心了，或者是否有其他事情影响了。

不要害怕对时间保护进行调整。找出最适合你的时间保护方法。

一旦你回顾了自己的进度，看看下周还需要做些什么。看看它们是否符合你的目标。然后把这些东西分配到下周的分块（block）模板中。

为不可避免的任务腾出时间，照顾好自己的健康。

这就完成了整个过程。当然，人生的道路是无止境的。总是有改进的空间，新的一周总是在路上。

这很好——这意味着这是一项你需要终其一生不断完善并从中受益的工具。

05、改善时间保护的四个贴士 

我要把这些步骤保持简单，这样我们就可以把时间的机械能分块。

不过，这确实需要一点学习。我会给你们一些有用的建议。

1、坚持你的时间表
 

你必须遵守这些时间保护的安排，给自己一个完成任务的最后期限。

当日程表说停止时，你必须把它放下。

一旦有例外，哪怕是很小的例外，好处也会很快消失。

如果你还没有完成任务，记住进度，这样下次你就可以完成它。你应该不想启动会破坏掉一整天的连锁反应吧。

最好先保守估计一下任务将花费多长时间。提前完成某件事会让你感觉比经常不能按照预期去做要好。

2、利用好间隔，好好休息
 

当我把时间分成不同的时间段时，我的注意力是最高的。有一段时间，除了手头的任务，我会忽略一切，休息一下。

这就是番茄工作法。

例如，我大部分的工作区块都是2个小时。嗯，你可能需要工作25分钟，然后休息5分钟。在两小时内做四次。

如果你觉得这种安排困难或令人沮丧，你可以缩短间隔。

经过几个周期，你可以计划更长的饮食和休息时间。

这种技术可以帮助您维护整个时间段的工作状态。这也意味着每一个工作间隔都有一个休息时间——这样你就可以很容易地在任务之间切换。

3、为每一天创建一个“主题”
 

我们已经讨论了批处理。好吧，这里有一个时间管理技巧，让这个想法更进一步。

给予类似和相关的任务集中处理时间(1天或几天)。通过进入相关任务和活动的流程，你更有可能完成深入的工作。

同时，通过把容易分散注意力的简单任务批量处理一整天，就可以让它们远离你的那些需要集中注意力的工作。

例如:

我认识一些作家，他们花了一天的时间研究他们所有的文章。然后他们每周花两天时间写文章草稿。第四天，他们编辑他们写的所有东西。然后在第五天，他们批量处理所有的差事、邮件、电话和购物。

每一天都有一个主题，所有要做的任务都是相似的。

你也可以在自己的生活中这样做。如果你一周有两天的空闲时间，其中一天可以成为你的娱乐和尝试新事物的主题。另一天可以用来休息和组织。这种方法会让你的大脑一团糟，所以考虑使用主题来管理它。

4、建立例程
 

最后一个技巧是尽一切可能建立起例程。总会有你没法控制的承诺。每一个星期都会有所不同。

但这并不重要，如果你建立了一致的分块结构，你可以更快地收获好处。养成好习惯是一种真正有效的技能。好习惯完全来自于始终如一地选择正确的行为。

哪怕一天你没法控制中间那段时间，但早上和晚上却是你可以去设计的。

培养一致性和纪律性。你会感谢我的，我发誓。

06、避免错误的时间保护 

到了这个时候，你可能已经非常兴奋。我开始着手去做的时候就是这样的。

在进一步深入之前，您需要避免一些常见的错误。

1、乐趣无法规划

对很多人来说，为娱乐做计划是发现自己无聊的最好方式。我也曾试过对娱乐活动进行规划。

结果，就像我的工作一样，“享受自己”成了我必须完成的任务。

我还是建议你留出足够的时间来进行一般的娱乐和休息。就是这样，没有其他需要规划的了。

你会知道如何享受它的。无论是社交还是躺在沙发上看电视。

你需要对停机时间充满期待，并可以自由地使用它。

2、不要教条
 

要做到完美几乎是不可能的，这是时间保护的现实。

你可能听说过埃隆·马斯克和比尔·盖茨把一天分成5分钟的时间段。当然，你可以这么精确。

但就我个人而言，我从来没有过完美的一周。你有那两个吗?我对此表示怀疑。总有些事情会发生，有些事情将要改变。这是不可避免的。

为变化做好准备，灵活应变。

你的时间表是一个目标。这是一个指南。你试图控制局面。但如果出了问题，不要惊慌，只要开始下一个时间块就行。

一个好的解决办法是每周留出一块时间来处理所有还没有完成的事情。如果你能把所有的事情都做完，那就太好了。如果没有，你也有一个备份，确保你在周末完成所有的任务。

3、不要计划得太仔细
 

一开始，很难知道一项任务需要多长时间。如果你只是列一个待办事项清单，你就不必一直去想它要花多长时间。

你不可能一下子就学会估计一项任务的时间。

所以:

如果你试图把每一项任务都安排在一个合适的时间块内，你最终会做出错误判断。

这就是为什么我喜欢把时间块拉长。我有一大堆时间和待办事项——通常需要两个小时才能完成。我尽量在这段时间内完成所有的任务。如果没有，我可以重新安排剩下的时间。我的日子将继续，没有任何担心。

4、不要气馁
 

这很重要，听好了。

人生不如意者十有八九，事情不按计划进行是难免的，所以不要灰心。我向你保证，通过保护你的时间，你会得到更好的结果，所以一次失败，甚至一整天的失败，都不重要。

每个人都会这样。

而且你用的时间越长，效果就越好。你估计任务花费的时间越多，每周回顾的次数越多，你的进展就会越顺利。

保持积极的态度。

07、你的时间你应该保护 

时间保护之所以有效，是因为它将控制带入你的生活。它管理你做什么和什么时候做。

永远记住这一点。

一切都在你的掌控之中。你决定进入那些时间段的是什么。这是一种心态的转变——不再让外界的力量支配你的日程安排。

所以，如果你觉得自己已经无法控制局面，那就做出改变。

努力，努力，再努力。

经过一段时间的练习，你会真正注意到它的好处。然后你就再也回不去了。

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