（必读干货）发了20亿红包的抖音团队，是如何完成“突发任务”的？

来源丨刘润（微信号：runliu-pub）
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1月26日，抖音与央视春晚联合宣布：抖音成为2021年春晚独家红包互动合作伙伴。

1月26日。除夕是2月11日。转眼之间。

听到这个消息，我一惊。即便是大厂，也不敢这么做吧。

从宣布合作，到真的在春晚上，把20亿的红包发出去，这中间有多少游戏规则需要来回讨论，多少产品逻辑需要设计，多少软件代码需要撰写，多少传播资源需要调度，多少宣传物料需要准备，多少视频文案需要合规，多少后台设备需要待命 …… 才能确保扛过春晚这个流量洪峰。

而现在，离春晚如此之近。用十几天匆忙补位，来完成以往要4-5个月才能完成的准备。

当然，你现在知道，抖音春晚20亿的红包成功发放。可能你也抢到了。

我对红包也感兴趣。但作为一位商业顾问，我对这个团队如何用如此短的时间，完成了一个看似不可能的任务，更感兴趣。

我忍不住和抖音团队的同学聊。你们是怎么做到的？你们到底是怎么做到的？然后呢？还有呢？

聊完后，就一个感受：震撼。

今天，我试着讲给你听听。

 1、不用KPI，用OKR

王超知道抖音可能要和央视合作，是在1月10日。正在谈，大概率，但不确定。

作为一名研发负责人，他知道，如果真拿下了，必然是一场大仗。时间仓促，得尽快准备起来。很多事情：Inf（架构），中台，业务，PM（项目管理），系统，data（数据），飞书（协同平台），还有IT等等。

甚至办公楼的WIFI，都要扩容。那天一定很多人待命，WIFI断了，就麻烦了。

1月15日，合作敲定。虽然还没有正式公布。还有具体合作细节在谈，红包怎么发，什么时候发，活动怎么设计。但王超知道，可以正式启动了。

这时离春晚，还有27天。

研发部门的几百人，在飞书上开了一个启动会。

我说，等等。王超，我问一个不知当问不当问的问题。
 

你们拿到这个项目的时候，有“不情愿”，或者“抵触”吗？这个“突如其来”的项目，虽然很激动人心，但是和你们的年度目标，有关系吗？

如果不是计划内的事，打乱了计划怎么办？时间这么紧张，又和年度目标没关系，会不会做好了不被奖励，做砸了就吃不了兜着走呢？想过让别人去接吗？
 

王超愣了一下，说完全没有。我们不用KPI，我们用OKR。
 

什么是OKR？
 

我以前写过几篇文章，解释OKR。OKR，就是Objectives & Key Results。一种Intel率先使用，Google发扬光大的，目标管理系统。
 

字节跳动，可能是中国最出名的OKR的使用者。字节跳动几乎是从创立之初，就开始使用OKR。从最早在纸上写，到在知识库里写，到后来专门做了一套系统：飞书OKR。
 

那么，OKR和KPI有什么重大不同呢？三点：
 

1）透明。

很多用KPI管理的公司，通常不希望把每个人的指标，向全员公开。为什么我的高，他的低？引起争论。甚至感觉可能会泄露公司的战略意图。
 

OKR的基本原则，或者说使用OKR公司的普遍文化，是透明。几万人的公司，你愿意的话，任何人，都可以看到任何人的OKR。包括CEO的。
 

为什么？第一是对齐，所有人定目标时，左看右看，上看下看，保持目标一致，力出一孔。

第二是协同，一起开会前，先看看对方的OKR，知道怎样合作，能帮到共同目标的实现。
 

2）部分自下而上。

董事会给CEO定KPI，CEO给高管定KPI，层层向下。这样的KPI体系，有分解和承接的功能，但并不能充分使用全员共创的智慧。
 

OKR讲究部分O和KR，是由员工发起的。你发起的OKR，也要支撑上级，或者其他人的OKR。如果不支撑呢？

上级觉得是个不错的方向，也会批准。这样，才能利用大家的智慧，启动很多屋顶的眼睛，看不到的地面机会。

字节跳动，能在9年内成立那么多新项目，这个“自下而上”的逻辑，可能起了关键作用。

3）不考核。

绝大部分使用KPI的公司，都会用KPI来考核员工，考核直接关联到奖金。所以，KPI成了“考核指标”的代名词。
 

但是，你考核什么，员工就会给你什么。与考核无关的，能不做，就不做。在年初谈考核指标时，斗智斗勇，摆困难、讲挑战，就是希望把KPI谈得低一点。
 

OKR不考核。为什么？
 

因为目标是目标，奖金是奖金。一旦用奖金来管理目标，员工和公司就会关于目标的大小，进行博弈。
 

但公司还是要考核的，还是要发奖金的，怎么办？用“360度评估”，你的老板，你的下属，甚至别的部门的同事，一起给你打分。

你只管瞄准月亮。别怕困难。你的努力和成就，周围的同事都看在眼里。
 

讲完OKR和KPI的三个区别后，你大概就能明白王超的话了。

“不用KPI，用OKR。”

什么意思？就是我们没有被一个“年初设定的，和奖金紧紧扣住的KPI”锁死，导致员工拒绝任何和KPI无关的变化。

这个世界，不是在你定下来KPI之后，就不变化的。世界一直在变，而且变得越来越快。

现在，字节跳动已经有10万员工，大家的OKR，都在飞书OKR里面进行对齐。

有了飞书OKR，很多OKR相关的功能和场景变得可能。你点击别人的头像，就能看到他的OKR，看到这些OKR和谁相关，以及日常进展等等。

很多公司的KPI或者OKR，都是以年度为单位。整个字节跳动的OKR，是以2个月一个周期。每2个月结束，设定下2个月的OKR。冲刺2个月后，进行评估。然后，再设定下2个月的OKR。
 

在这个会上，春晚项目正式启动。Code Name（代号）：沙发项目。
 

这些人在不同的城市，不同的办公室。开会时，有人调开王超的头像。
 

这时，王超头像旁的OKR，已经多了一条“O”：保证春晚平稳度过。

2 、文档不动，人在网上飞

可是，这么多人，怎么组织，怎么调配？谁干什么？怎么开会？谁向谁汇报进展？出了问题，如何协调？太多员工参与的项目，很容易在“信息风暴”中，炖成了一锅粥，熬成一碗浆糊，惨不忍睹。

什么是“信息风暴”？
 

A和B，2个人沟通，需要建立几条信息通道？1条就够了：A-B。
 

3个人呢？两两沟通，A-B，B-C，C-A。3条。
 

4个人呢？6条。

10个人呢？45条。100个人呢？4950条。500人呢？12.5万条。

王超告诉我，这个项目到最后，卷入了1000多名研发人员。
 

1000多人？那就是上百万条信息通道，彼此相连。

一团乱麻。

这样一个重大项目，可能有几千、甚至几万条重要的信息。几万条信息，在百万条可能的通道里，来回流转，一定会出现丢失、重复、冲突、拥堵等各种复杂问题。

这些“丢失、重复、冲突、拥堵”，就是信息风暴。一旦发生信息风暴，别说27天，到明年春节是否能上线，都不一定。

所以，为了项目成功，必须从一开始，就防止信息风暴的出现。
 

怎么防止？
 

如果，1000多人都在一个大群里讨论呢？
 

不行。太多人在一个群里讨论呢，噪音远远会大于真正有用的信息，关键信息会被洪水淹没。
 

那借助层级的组织架构呢？我反馈给我的老板，我的老板再反馈给他的老板们。老板们沟通完后，再层层向下传递。
 

也不行。一条信息，在上下3-4层之间，来回传输，传输效率很慢，而且会失真。
 

那怎么办？
 

王超说：不能让信息在组织架构里来回跑。一定要把“文档”变为目的地。所有的沟通路径，都指向“文档”，这唯一的目的地。然后，文档不动，组织架构围着文档跑。
 

什么意思？
 

据了解，相关同学为沙发项目分门别类建立了详细的文档。这些文档，包括准备期的研发安排，春晚当晚的活动剧本，几次演练的流程，以及应急预案等等。
 

其中有一篇，叫：除夕活动剧本操作手册。这是除夕当晚，研发团队的工作流程。
 

我打开一看。文档里很多条目。除夕这一晚，研发要仔细检查的事项，操作的内容，什么时候操作，谁负责，都列在这里。
 

比如这条：

春晚开始后，主持人口播发红包前10分钟，用户中心的同学，需要再次检查一下，帐号登录有没有问题。

这个确实很重要。那谁来检查呢？这篇文档里@了YL同学。
 

@，是飞书里一个很神奇的功能。不管你在哪里@了一位同学，在一个群里，在一篇文档里，在一个表格里，或者一个思维导图里，这位同学，就会在飞书的即时沟通（IM）里收到一条提醒：有人找你。

确保消息不会错过。
 

这位YL同学可能正在写代码。他在飞书里收到这条提醒后，一点这个提醒，就直接出现在了文档里。
 

注意，这篇文档没有被“发给”YL。文档没动，是YL在动。他“来到”了这篇文档。此时，可能有几十个人，都在这篇文档里，分别完成自己的工作。
 

过去的沟通，是人不动，文档满天飞。飞书的沟通，是文档不动，人网上“飞”，飞向那篇文书。
 

这也许就是起名“飞书”的原因吧。

几十个人同时趴在一篇文档上修改，文档不会错乱吗？
 

不会，每个人的修改，瞬间会体现在所有其他人的屏幕上。你的直观感受，就是几十个人的头像，在文档里来回移动，共创。

YL放下手中的工作，飞书文档中，为“口播前预案”，写了一个checklist（检查清单）。然后在这个“除夕活动剧本操作手册”里，@了一下这篇预案。

是的。不仅人，文档也是被@的。除夕夜，具体负责人只要点进这个链接，就能看到检查清单，然后一项项检查了。
 

YL点击“勾选框” ，标志自己完成了被@的任务。然后关掉文档，继续写代码去了。
 

用项目管理的语言，每一篇文档，就是一个war room，一个作战指挥室。

这种基于文档，或者说基于任务，而不是组织架构的项目管理机制，极大降低了信息风暴，提升了沟通效率。
 

在这个沟通机制中，每个员工都是一个特种兵，来之能战，战之能胜，胜之能散。
 

王超说，很快，工作就被分解，并被认领了。大家连个领任务的“发锦旗大会”都没来得及开，已经开始打巷战了。
 

这种基于飞书文档（+视频沟通 +文字沟通）的作战方式，让人大开了眼界。
 

我开始相信，27天，是可能的。抖音的同学说，如果没有飞书的这些能力，真不知道怎么推动。可能根本无法推动。
 

然后呢？

3 、比同步开会更有效的，异步协同

然后，各团队就领了各自任务，分头工作。

分头工作，要不要协同呢？当然要。那怎么协同，开会吗？
 

也开。但是，我们同时使用了一种比开会更高效的方式：异步协同。
 

什么是异步协同？
 

开会，是一种同步协同。所有人，同一时间，出现在同一地方。不管是在线下，还是在线上。一个人“说”的同一秒钟，另一个人在“听”。

这种说和听同时发生，发送和接收同步的协同，就是：同步协同。
 

虽然开会这种“同步协同”的方式很有效，但也有明显的缺点：
 

第一，大家必须“同时”到场。但是，越大规模的会议，所有人“同时”都有空，能“同时”到场的可能性，就越小。
 

第二，你说的时候我必须听。但是，信息的重要性，对不同人是不一样的。很可能你说的东西，对一些人很有价值，但另一些人早已知道。
 

第三，会议时间有限，但必须产出结论。这样，会议结论的质量未必高。而会后的好主意，可能就被忽略了，无人聆听。
 

那怎么办？异步协同。
 

刚才不是说“文档不动，人在网上飞”吗？会议，也可以基于文档，异步来开。 
 

比如，文文负责的一项工作，叫做：黑天鹅清单。
 

什么是黑天鹅清单？
 

不管你怎么万事俱备，总会有第一万零一件，怎么都没想到的事会发生。

而一旦发生，前面的一万件事，就会毁于一旦。这就是黑天鹅事件。

文文的工作，就是把黑天鹅事件列个清单，然后做好预案。

但是，哪些是黑天鹅事件呢？黑天鹅事件之所以叫黑天鹅事件，不就是难以被预测吗？怎么列清单呢？
 

自己绞尽脑汁？不行啊。一个人闭门找黑天鹅，一定是挂一漏万。
 

开头脑风暴会？也不行。1-2个小时能想到的，也是灵感所致，还是会漏。
 

怎么办？
 

文文在飞书上，创建了一个“黑天鹅清单”的文档。把可能遇到的风险总纲列好，分为8个大类。然后，每个大类@了相关同事。而不是和他们说：开个会吧，下午4点行不行？
 

文文上午9点@了“容灾预案”的负责人徐飞。徐飞立刻收到了飞鸽传书。他太忙了，下午4点没空。但是在上午12点到12:15，两个会中间，他把自己能想到的黑天鹅事件，列在了文档里。
 

文文上午9点提问，徐飞中午12点回答。这就是异步沟通。
 

第二天，徐飞起床后突然想到一点新的风险，立刻打开“黑天鹅事件”文档，补充了进去。
 

一个“同步”开的会议，只能开1-2小时。而一个“异步”开的会议，可以开好几天，充分使用大家突发的灵感，和碎片的时间。
 

最后，大家群策群力，这份“黑天鹅清单”，列了上百条。涉及的文档，包括：春晚当天的流程图、值班人员明细表，技术容灾预案、宣传的计划节奏、甚至包括内部行政与保障支持的详细方案，覆盖了整体上千位项目成员。
 

春晚的前一天，这些文档被打印成了厚厚的“飞行手册”，放在春晚操作现场的桌上。
 

这时，你才会明白什么叫：

你必须非常努力，才能看起来毫不费力。

27天。

27天，很多公司连项目启动会的日期，还没有协调好呢。抖音团队却能协调1000多人，从无到有的完成了这么大的一件事。

你很难想象，在没有数字协同工具的时代，如何完成。
 

可不止1000多人。王超说。
 

1000多人，仅仅是研发部门。最后加上产品部、市场部、法务部、运营部等一系列部门，我们也数不清多少人了。因为这种全公司的调动，都是用@的方式，而不是指定项目组，所以最后也没有统计，到底多少人被“@”进了这个项目。
 

原来还有更多人。那没有汇报关系的不同部门之间，怎么协同呢？你@别人，别人听你的吗？
 

这时，就需要PMO（项目管理办公室）的协调了。

4 、你几点，我几点，每日对表

一共有哪些部门参与了？我问PMO的万万 。

万万说，不少。

比如我们PMO，就是项目总控组，把控项目方向，协同跨部门、及时决策和项目推进。比如春晚组，负责与央视的整体沟通。比如产品组，负责产品端内的各种活动玩法。比如研发组，比如宣发传播组，比如数据分析，比如设计，比如安全保障，等等。
 

这么多部门，相对独立，你们项目总控组，怎么把控，怎么协同呢？
 

万万说：每日对表。
 

万万给我展示了一张表格。

看到这张表的时候，我是挺震撼的。

我是2002年，获得的美国项目管理协会的PMP（项目管理专家）认证。也有近20年的项目管理经验了。

但我是第一次看到有人用“表格”，来管理项目进程。
 

为什么要用“表格”，而不是用“专业”的项目管理工具呢？
 

因为协同效率。
 

万万给我介绍。你看，这个表格里，每一列就是一天，代表时间的进展。每一行就是一个部门，都有部门对口人被@。
 

又见神奇的@。
 

这些被@的对口人，负责和所有人“对表”。
 

什么叫“对表”？
 

就是真的出发前，看看你的表几点，我的表几点。不能我是2点，你是2:15。我大吼一声，你掩护我，我冲。我冲上去了，你的炮火15分钟没到。这就是对表。
 

那怎么对表呢？
 

万万说，他们20几个部门的接口人，每天早上对着这张表，开一个飞书会。每人1分钟，讲讲重大进展。总共不超过30分钟。

比如，因为物料原因，宣传要晚半天。比如，我们优化了算法，前端推送可以提前一天。
 

所有20几个团队的接口人，把手表调到同一时间，再回去和自己的团队异步协同。
 

这就是对表。
 

就这样，这块表越调越准，越调越准。直到春晚当晚。
 

2月11日，春晚。岳云鹏讲着相声，贾玲演着小品，张艺兴唱跳着solo。
 

现代春节，没有了鞭炮。主持人说：抖音红包，开抢。瞬间，电视机前的观众们开始“噼里啪啦”地点手机。
 

这个“噼里啪啦”，就是现代春节的鞭炮。
 

这时，沙发工作组迅速对表，立刻对服务器负载做出调整。一切平稳，春晚的流量洪峰，没有冲垮服务器。
 

1000多个研发，在群里疯狂互相点赞。

我特别能理解这种心情。

1999年12月31日24点，跨世纪的那一秒钟，我不在家。我在微软上海办公室。
 

当时，全世界的人都害怕，“千年虫”会在跨世纪的这一秒钟，击垮所有电脑设施。飞机停飞了。ATM机停用了。工厂把时钟调回了50年。大家都害怕。
 

微软全球7000个工程师，做个几个月的各种准备后，守在办公室，等待着这一秒钟的来临。
 

什么都没有发生。
 

你能想象吗？这什么都没发生的背后，发生了多少事情。
 

大家欢呼，迎接21世纪。
 

那一夜，随着时区的切换，我迎接了6次21世纪。

5、最后的话

对了，我看着截图，问抖音的同学，为什么这个项目，叫“沙发项目”。

他说，哦，春节是Spring Festival，简写SF。就是“沙发”。科技公司有些自己的特殊习惯，比如给项目起神秘代号。于是，这个项目，就被称作：沙发项目。
 

听完“沙发项目”的故事，你有什么感受？
 

我的感受，是震撼。
 

2020年，疫情改变了很多。疫情对全民进行了一场强制的在线购物，在线教育，在线办公普及。
 

但是，在线，到底改变的是什么？
 

是效率。
 

在线购物，提升了购物的效率。在线教育，提升了教育的效率。在线办公，提升了办公的效率。
 

你一旦感受过这种效率，就再也回不去了。
 

字节跳动，也许是中国用OKR最知名的公司了。他们用自己开发的飞书，27天完成难以想象的项目。这也许就是这个“在线”的时代，“理念效率+工具效率”的典型案例吧。
 

这27天，结束了。大家的新年，开始了。
 

我“在线”祝大家：牛年大吉。
 

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